शनिवार, 1 फ़रवरी 2020

MS Excel Function Data Entry Form - एक्सेल एक्सपर्ट बनो | डाटा एंट्री फॉर्म बनाओ सिर्फ एक क्लिक पर | ना VBA Coding ना काम्प्लेक्स फार्मूला | Data entry form in excel |

MS Excel का अनदेखा फंक्शन Use करो - बनाओ कुछ 3 स्टेप्स में डाटा एंट्री फॉर्म - Data entry form in excel 


Introduction -  एक्सेल की शुरुआत डाटा एंट्री से शुरू होती है | डाटा एंट्री बहुत ही टाइम Consuming प्रोसेस है | डाटा सरल और एक्यूरेट फील्ड में फील करने के लिए डाटा एंट्री फॉर्म एक अच्छा तरीका है | लेकिन डाटा एंट्री फॉर्म बनाने के लिए हमें VBA coding की जरुरत पड़ती है | अब हर किसी को VBA कोडिंग नहीं आती | और VBA coding करना एक कॉप्लेक्स प्रोसेस होता है | अगर एक फॉर्मेट VBA में बनाया तो सिर्फ उसी काम के लिए वह उपयोग में आता है | हर बार VBA coding करके फॉर्म नहीं बने जा सकता | आज के इस टुटोरिअल में हम इसी का समाधान लेकर आये है |

सिंपल डाटा एंट्री फॉर्म Data Entry Form बनाकर हम डाटा मैनेज कर सकते है | सिर्फ MS Excel सेटिंग में कुछ स्टेप्स फॉलो करके फॉर्म का बटन ऐड करना है | उसके बाद आपका कौनसा भी टेबल फॉर्मेट हो या फिर कौनसी भी फाइल हो सब जगह पर सिर्फ एक बटन क्लिक करके डाटा एंट्री फॉर्म तैयार कर सकते है | डाटा वेलिडेशन की मदत से हम इसी सरल फॉर्म को एडवांस डाटा एंट्री फॉर्म भी बना सकते है | इस टुटोरिअल में सिर्फ MS Excel Function Data Entry Formडाटा एंट्री फॉर्म कैसे लाना है और कैसे काम करता है इसके बारे में सिखने वाले है | 

Data entry form in excel कैसे अप्लाई करे ?

डाटा एंट्री फॉर्म का बटन लगाने के लिए हमें Quick Access Toolbar में फॉर्म का बटन ऐड करना पड़ेगा |एक्सेल के टॉप लेफ्ट साइड में फाइल File की Tab पर क्लिक कीजिये।
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 सबसे आखरी Option इस Tab पर क्लिक करे |

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  Excel Option की विंडो खुल जाएगी | निचे के लेफ्ट साइड बार के ऑप्शन से Quick Access Toolbar पर क्लिक करे | मेन विंडो के  Customize the Quick Access Toolbar के निचे Choose Commands from इस ऑप्शन के निचे के ड्राप डाउन पर पॉपुलर कमांड सेट होगी, उसपर क्लिक करे और All Commands सेलेक्ट करे |
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एक्सेल की सारी कमांड्स की लिस्ट दिखने लगेगी | किसी एक कमांड पर क्लिक करके स्क्रॉल करे | Form... इस ऑप्शन को Search करके  सेलेक्ट करे | 2 विंडो के बिच में Add>> का बटन है, उसपर क्लिक करके OK प्रेस करे |
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File >> Option >> Quick Access Toolbar >> All Commands >> Form >> Add >> OK

अब अपनी टेबल के किसी भी सेल पर क्लिक करें और Quick Access Toolbar में फॉर्म के Symbol पर क्लिक करें। आपके Table Headings में सभी विकल्पों के साथ डेटा एंट्री फॉर्म बनाया जाएगा। यदि आपके टेबल में केवल हेडिंग हैं, तो हेडिंग के नीचे पहली सेल में नंबर दें और फिर फॉर्म पर क्लिक करें।

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2. डाटा एंट्री फॉर्म ओपन करने के लिए शॉर्टकट Data Entry Form Shortcut Keys

Alt + D + O
या
फॉर्म के लिए Alt + क्विक एक्सेस बार नंबर

फॉर्म को खोलने के लिए एक शॉर्टकट खोज करनी होगी। जब आप Alt दबाते हैं, तो क्विक एक्सेस बार में फॉर्म के आइकन पर नंबर दिखाई देगा। जब आप नंबर दबाएंगे, तो फॉर्म खुल जाएगा। क्विक एक्सेस बार के रैंक के अनुसार संख्या बदल सकती है।
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यदि टेबल के हेडिंग्स के निचे की पहली सेल ब्लेंक है या कोई भी सीरियल नंबर नहीं दिया तो निचे की इमेज की तरह एक एरर दिखेगा।  ओके बटन पर क्लिक करके फॉर्म ओपन हो जायेगा।

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एंट्री फॉर्म में डिफ़ॉल्ट बटन्स दिए गए है | हम फॉर्म को कस्टमाइज नहीं कर सकते | आईये जानते है कौनसा बटन क्या काम करा है |

  • New Entry (Alt + W) -  नयी एंट्री करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग होता है |
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  • एंटर (Enter) - एंट्री सेव करने के लिए एंटर बटन प्रेस करे। 
  • Delete (Alt + D) -एंट्री डिलीट करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग होता है |
  • Restore (Alt + R) - डाटा एंट्री फॉर्म में आप कुछ एडिट कर रहे है | एडिट करते करते कुछ गलत टाइप हो गया , और आप चाहते है की फिरसे पूरानी जानकारी दिखे तो Restore का बटन दबाके इनफार्मेशन रिस्टोर हो जाती है |
  • Find Prev (Alt + P)- फॉर्म में जो एंट्री दिख रही है उसके पहले की एंट्री देखने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग होता है |
  • Find Next (Alt + N) - नेक्स्ट फॉर्म में जो एंट्री दिख रही है उसके नेक्स्ट जो एंट्री है वह देखने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग होता है |
  • Criteria (Alt + C) - किसी भी डाटा को सर्च करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग होता है |
  • Close (Alt + L) - विंडो क्लोज करने के लिए |

Data Entry form से जुडी महत्वपूर्ण जानकारी -


  • इस तरह, हम एक क्लिक पर एक सरल डेटा एंट्री फॉर्म बना सकते हैं। टैब आपके डेटा के अनुसार अपने आप बदल जायेंगे । यह बिना कोडिंग एक अच्छा डाटा एंट्री फॉर्म बनाने का तरीका है ।
  • हम इसे आसानी से बना सकते हैं, लेकिन हम इसमें कुछ भी नहीं बदल सकते हैं। यह एक्सेल का डिफ़ॉल्ट फ़ंक्शन है, हम कस्टमाइज़ नहीं कर सकते हैं। शुरुआत में उपयोग करने में कुछ कठिनाई होती है, लेकिन व्यवहार में हम इसका सही उपयोग कर सकते हैं।
  • खोज विकल्प कुछ खास नहीं है। वही सर्च क्राइटेरिया सर्च करना थोड़ा मुश्किल है।

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