बुधवार, 27 नवंबर 2019

Excel Filter Function |अलग अलग Category का डाटा Filter करना सीखे और Filter किये हुए Data को अलग Sheet में कॉपी पेस्ट करना सीखे |

MS Excel Data Filter करने का एक बेहतरीन Function शुरू से सीखे 

क्या है Excel Filter Function ?

किसी भी Data को हम Information के हिसाब से Specific Data अलग करके देख सकते है, Calculate कर सकते है या फिर अलग Sheet में Copy, Paste कर सकते है | अगर हमारे पास Date wise कॅश रिसीप्ट रजिस्टर है और हमें एक Specific Date का ही डाटा देखना है तो हम पुरे टेबल में से Filter लगाके सिर्फ सिलेक्टेड डेट का रिपोर्ट देख सकते है |  multiple फ़िल्टर का भी use कर सकते है |

Excel Sheet में कैसे Apply करे  Excel Filter Function?

 Excel Filter Function अप्लाई करने के अलग अलग तरीके है | Home Tab में राइट साइड में Sort & Filter पर क्लिक करके ड्राप डाउन में फ़िल्टर ऑप्शन को क्लिक करके हम फ़िल्टर लगा सकते है | Ctrl + Shift + L  इस Shortcut Key का भीइस्तेमाल कर सकते है | या फिर के बोर्ड पर Alt >> H >> S >> F प्रेस करके भी फ़िल्टर अप्लाई होता है |
Home >> Sort & Filter >> Filter 

फ़िल्टर अप्लाई होने के बाद हर सेटिंग पर फ़िल्टर का Symbol दिखाई देगा |


अगर किसी कारण से हेडिंग्स पर फ़िल्टर अप्लाई नहीं हो रहा है तो पहले हेडिंग्स को सेलेक्ट करे उसके बाद फ़िल्टर अप्लाई करे |


The filter option is also available in the data tab. You can also apply filters and remove them by clicking on the Filter symbol of the Data tab.


डाटा को सेलेक्ट करके फ़िल्टर करना - Excel Filter Function

  फ़िल्टर अप्लाई होने के बाद जिस कॉलम की इनफार्मेशन को फ़िल्टर करना है उसी कॉलम के हैडर के ड्राप डाउन Symbol पर क्लिक करे | Filter की विंडो ओपन होगी | पहले २ ऑप्शन Sort A to Z & Sort Z to A के है| तीसरा ऑप्शन Sort by Color है | Cell की कलर और टेक्स्ट के कलर से भी हम फ़िल्टर लगा सकते है |   
यहाँ पर हमने पहले दो नाम सेलेक्ट किये और ओके पर क्लिक किया | 



जो नाम Select किये सिर्फ उन्हीका डाटा स्क्रीन पर दिखने लगा है |


टेक्स्ट या नंबर को सर्च करके फ़िल्टर करना 

सर्च बार में सर्च Text या Number  टाइप करके भी फ़िल्टर अप्लाई होता है |
यहाँ bha यह टेक्स्ट जिस नाम में मौजूद है वह सारे नाम को फ़िल्टर है |


Excel Filter Function by number

Column D में लोकेशन कोड है | नंबर के अनुसार फ़िल्टर का ऑप्शन उपलब्ध है |



कोई भी लोकेशन कोड का नंबर सेलेक्ट करने पर हमें उस नंबर का रिजल्ट दिखने लगेगा |


एक से ज्यादा सेल को फ़िल्टर लगाना  |

Multiple फ़िल्टर से Selected डिपार्टमेंट में किसी भी एक Designation के कितने और कौनसे Employee  है उसका रिपोर्ट देखना है | हमें यहाँ पर दो कॉलम को फ़िल्टर लगाना पड़ेगा | पहले डिपार्टमेंट को सेलेक्ट करना है, सिलेक्टेड डिपार्टमेंट के Employee दिखेंगे | उसके बाद Designation को फ़िल्टर लगाना है |
निचे दिखाए गए इमेज में पहले Development डिपार्टमेंट को फ़िल्टर लगाया है |

सारे डेवलपमेंट डिपार्टमेंट के एम्प्लोयी दिखने लगे बाकि Hide हो गए | उसके बाद Designation के कॉलम से Android Developer को सेलेक्ट किया |


 सिर्फ Android Developer दिखने लगे है |


अगर कॉलम में Date है तो फ़िल्टर आटोमेटिक Year, Month & Day को अलग करता है | हम आसानी से पुरे ईयर या मंथ को सेलेक्ट कर सकते है |
+ के सिग्न से हम Year & Month Minimize और Maximize करके सेलेक्ट कर सकते है  |




डाटा को कॉपी करके अलग शीट में पेस्ट करना 

पहले फ़िल्टर को अप्लाई करे | फ़िल्टर किया हुआ डाटा सेलेक्ट करे और कॉपी करे | 


दूसरे शीट में क्लिक करके पेस्ट करे | सिर्फ फ़िल्टर किया हुआ डाटा अलग होगा |



Filter किये डाटा का Calculation 

फ़िल्टर अप्लाई करे और Numerical सेल्स को सेलेक्ट करे | एक्सेल के स्टेटस बार पर सिर्फ VIsible फ़िल्टर डाटा का ही Calculation हो जायेगा |

Data Sort By Date

 फ़िल्टर के ड्राप डाउन ऑप्शन से डाटा सॉर्ट का ऑप्शन मिलता है | 

Sort Oldest to Newest
Sort Oldest to Newest 
अगर कॉलम में डेट्स है तो Sort Oldest to newest इस ऑप्शन को सेलेक्ट करके पुरानी डेट्स ऊपर की सेल में उसके निचे नयी डेट्स, ऐसा क्रम लगा सकते है,या Sort Oldest to Newest इस ऑप्शन को सेलेक्ट करके  इसका उल्टा क्रम भी लगा सकते है |



Sort Data Smallest to Largest
Sort Data Largest to Smallest
सेल में Numerical डाटा होगा तो आटोमेटिक 1.Sort Smallest to largest 2.Sort Largest to Smallest ऑप्शन मिलेंगे | Sort Smallest to largest इस ऑप्शन से डाटा Ascending Order में Arrange कर सकते है,  और Sort largest to smallest इस ऑप्शन से डाटा Descending Order में data Arrange कर सकते है |


Alphabetical order
Reverse Alphabetical Order
इसी तरह टेक्स्ट का डाटा Alphabetically और रिवर्स Alphabetically Arrange कर सकते है |

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